CRM اختصاصی یا آماده؛ کدام گزینه برای کسب‌وکار بهتر است؟

خلاصه مقاله

انتخاب بین CRM اختصاصی و CRM آماده یکی از تصمیم‌های مهم برای کسب‌وکارهایی است که می‌خواهند ارتباط با مشتریان، سرنخ‌های فروش و فرآیند فروش خود را بهتر مدیریت کنند. هر دو گزینه مزایا و محدودیت‌های خاص خود را دارند. بنابراین، قبل از انتخاب باید نیازهای کسب‌وکار، بودجه، تعداد کاربران و فرآیند فروش را بررسی کنید.

CRM چیست؟

CRM مخفف عبارت Customer Relationship Management است و به نرم‌افزاری گفته می‌شود که ارتباط کسب‌وکار با مشتریان را مدیریت می‌کند.

یک CRM اطلاعات مشتریان و سرنخ‌های فروش را در یک محیط منظم قرار می‌دهد. تیم فروش نیز می‌تواند تماس‌ها، درخواست‌ها، وظایف و مراحل فروش را از طریق همین سیستم مدیریت کند.

یک CRM حرفه‌ای می‌تواند امکانات مختلفی داشته باشد، از جمله:

• مدیریت مشتریان
• مدیریت سرنخ‌های فروش
• ثبت تماس‌ها
• مدیریت وظایف
• پیگیری مشتریان
• مدیریت قیف فروش
• گزارش‌گیری
• مدیریت کاربران
• ارسال اعلان
• اتصال به سایت
• اتصال به API

CRM آماده چیست؟

CRM آماده نرم‌افزاری است که یک شرکت یا تیم توسعه آن را از قبل طراحی کرده است. کسب‌وکار می‌تواند با خرید اشتراک یا نصب نرم‌افزار، سیستم را راه‌اندازی کند و از امکانات موجود استفاده کند.

CRMهای آماده معمولاً امکانات عمومی فروش و مدیریت مشتری را در اختیار کاربران قرار می‌دهند.

• ثبت مشتری
• ثبت سرنخ
• مدیریت تماس
• مدیریت فروش
• گزارش‌گیری
• ایجاد وظیفه
• تقویم
• مدیریت کاربران

این امکانات برای بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط کافی هستند.

مزایای CRM آماده

CRM آماده چند مزیت مهم دارد که می‌تواند آن را به گزینه مناسبی برای شروع تبدیل کند.

راه‌اندازی سریع

یکی از مهم‌ترین مزایای CRM آماده، سرعت راه‌اندازی آن است. شما نیازی ندارید ماه‌ها برای طراحی و توسعه سیستم منتظر بمانید.

پس از انتخاب سرویس مناسب، می‌توانید کاربران را ایجاد کنید و فرآیند فروش را وارد سیستم کنید.

هزینه اولیه کمتر

CRM آماده معمولاً هزینه شروع پایین‌تری نسبت به توسعه یک CRM اختصاصی دارد.

بسیاری از سرویس‌ها پلن‌های مختلفی ارائه می‌کنند. بنابراین کسب‌وکار می‌تواند بر اساس تعداد کاربران و امکانات موردنیاز، گزینه مناسب را انتخاب کند.

امکانات آماده

تیم توسعه‌دهنده از قبل امکانات اصلی CRM را ایجاد کرده است. بنابراین شما می‌توانید بدون توسعه قابلیت‌های پایه، از سیستم استفاده کنید.

این موضوع زمان و هزینه راه‌اندازی را کاهش می‌دهد.

به‌روزرسانی نرم‌افزار

ارائه‌دهنده CRM معمولاً نسخه‌های جدید سیستم را منتشر می‌کند و مشکلات نرم‌افزاری را برطرف می‌کند.

در نتیجه تیم داخلی کسب‌وکار نیاز کمتری به توسعه و نگهداری نرم‌افزار خواهد داشت.

معایب CRM آماده

با وجود مزایای زیاد، CRM آماده همیشه پاسخگوی تمام نیازهای یک کسب‌وکار نیست.

محدودیت در شخصی‌سازی

هر کسب‌وکار فرآیند فروش متفاوتی دارد. ممکن است CRM آماده نتواند تمام مراحل فروش شما را دقیقاً مطابق نیازتان اجرا کند.

برخی سیستم‌ها اجازه تغییر فیلدها و مراحل فروش را می‌دهند، اما امکان تغییر کامل ساختار سیستم را ندارند.

وابستگی به ارائه‌دهنده

در CRMهای آماده، کسب‌وکار به شرکت ارائه‌دهنده سرویس وابستگی بیشتری دارد.

تغییر قیمت، تغییر پلن‌ها یا تغییر امکانات می‌تواند روی نحوه استفاده شما از سیستم تأثیر بگذارد.

بنابراین قبل از انتخاب، شرایط سرویس و سیاست‌های شرکت ارائه‌دهنده را بررسی کنید.

محدودیت در اتصال به سیستم‌های خاص

ممکن است کسب‌وکار شما از نرم‌افزارهای خاصی استفاده کند و CRM انتخابی نتواند با آن‌ها ارتباط برقرار کند.

در این شرایط باید قابلیت API و روش‌های اتصال سیستم را بررسی کنید.

CRM اختصاصی چیست؟

CRM اختصاصی نرم‌افزاری است که تیم توسعه آن را بر اساس نیازهای یک کسب‌وکار طراحی می‌کند.

در این روش، کسب‌وکار می‌تواند فرآیند فروش، پنل مدیریت، سطح دسترسی کاربران، گزارش‌ها و ارتباط CRM با سایر سیستم‌ها را مطابق نیاز خود طراحی کند.

برای مثال، یک شرکت ممکن است فرآیند فروش زیر را داشته باشد:

ثبت سرنخ → بررسی درخواست → تماس کارشناس → ارائه پیشنهاد → مذاکره → قرارداد

تیم توسعه می‌تواند CRM را دقیقاً بر اساس همین فرآیند طراحی کند.

مزایای CRM اختصاصی

شخصی‌سازی کامل

مهم‌ترین مزیت CRM اختصاصی، امکان شخصی‌سازی سیستم است.

کسب‌وکار می‌تواند مشخص کند:

• چه اطلاعاتی از مشتری ذخیره شود.
• چه فیلدهایی در فرم‌ها وجود داشته باشند.
• Lead چگونه ایجاد شود.
• سرنخ چگونه امتیاز بگیرد.
• هر سرنخ به چه کارشناس فروشی اختصاص پیدا کند.
• مراحل فروش چگونه تعریف شوند.
• چه اعلان‌هایی ارسال شوند.
• مدیر چه گزارش‌هایی را مشاهده کند.

اتصال به سیستم‌های داخلی

CRM اختصاصی می‌تواند با سیستم‌های مختلف کسب‌وکار ارتباط برقرار کند.

برای مثال می‌توان CRM را به سایت، فروشگاه اینترنتی، حسابداری، سیستم پیامک، انبار یا نرم‌افزارهای داخلی متصل کرد.

کنترل بیشتر

در CRM اختصاصی، کسب‌وکار کنترل بیشتری روی ساختار و امکانات سیستم دارد.

تیم توسعه می‌تواند قابلیت‌های جدید را بر اساس نیاز واقعی سازمان اضافه کند.

معایب CRM اختصاصی

هزینه توسعه بیشتر

طراحی CRM اختصاصی معمولاً هزینه اولیه بیشتری نسبت به خرید یک CRM آماده دارد.

تیم توسعه باید مراحل تحلیل، طراحی، برنامه‌نویسی، تست و راه‌اندازی را انجام دهد.

زمان توسعه بیشتر

ساخت یک CRM اختصاصی به زمان نیاز دارد. هرچه سیستم امکانات بیشتری داشته باشد، تیم توسعه زمان بیشتری برای اجرای پروژه نیاز خواهد داشت.

نیاز به پشتیبانی

بعد از راه‌اندازی CRM اختصاصی، تیم فنی باید سیستم را بررسی و نگهداری کند.

رفع خطا، به‌روزرسانی، بررسی امنیت، تهیه نسخه پشتیبان و توسعه امکانات جدید بخشی از این فرآیند هستند.

CRM آماده یا اختصاصی؛ کدام بهتر است؟

هیچ پاسخ یکسانی برای تمام کسب‌وکارها وجود ندارد.

اگر کسب‌وکار شما فرآیند فروش ساده و استانداردی دارد و می‌خواهید سریع شروع کنید، CRM آماده می‌تواند انتخاب مناسبی باشد.

اما اگر فرآیند فروش شما پیچیده است یا به اتصال‌های اختصاصی و گزارش‌های خاص نیاز دارید، CRM اختصاصی انعطاف بیشتری در اختیار شما قرار می‌دهد.

چه زمانی CRM آماده انتخاب کنیم؟

CRM آماده معمولاً برای کسب‌وکارهایی مناسب است که:

• می‌خواهند سریع شروع کنند.
• بودجه محدودی دارند.
• فرآیند فروش استانداردی دارند.
• به امکانات عمومی CRM نیاز دارند.
• تیم فنی اختصاصی ندارند.
• به شخصی‌سازی پیچیده نیاز ندارند.

چه زمانی CRM اختصاصی انتخاب کنیم؟

CRM اختصاصی می‌تواند برای کسب‌وکارهایی مناسب باشد که:

• فرآیند فروش پیچیده دارند.
• به گزارش‌های اختصاصی نیاز دارند.
• چند سیستم داخلی را به CRM متصل می‌کنند.
• تعداد کاربران زیادی دارند.
• سطح دسترسی پیچیده‌ای دارند.
• کنترل بیشتری روی سیستم می‌خواهند.
• قصد توسعه CRM در آینده را دارند.

اهمیت مقیاس‌پذیری CRM (CRM اختصاصی یا آماده)

کسب‌وکارها معمولاً با گذشت زمان رشد می‌کنند. تعداد مشتریان، کاربران و اطلاعات نیز افزایش پیدا می‌کند.

بنابراین هنگام انتخاب CRM باید آینده کسب‌وکار را هم در نظر بگیرید.

یک CRM مناسب باید بتواند همراه با رشد کسب‌وکار توسعه پیدا کند و محدودیت‌های جدی ایجاد نکند.

مقایسه CRM اختصاصی و آماده از نظر هزینه و امکانات

در بخش دوم، بهتر است تفاوت CRM اختصاصی و آماده را از نظر هزینه، شخصی‌سازی، امنیت، اتصال به سیستم‌های دیگر و توسعه آینده بررسی کنیم. این معیارها کمک می‌کنند انتخاب دقیق‌تری داشته باشید. هزینه اولیه تنها یکی از عوامل تصمیم‌گیری است و باید هزینه‌های نگهداری و توسعه در بلندمدت را هم در نظر بگیرید.

تفاوت هزینه CRM آماده و اختصاصی

CRM آماده معمولاً با مدل اشتراکی ارائه می‌شود. کسب‌وکار بر اساس تعداد کاربران و امکانات موردنیاز، یک پلن انتخاب می‌کند و هزینه آن را ماهانه یا سالانه می‌پردازد.

در مقابل، CRM اختصاصی هزینه اولیه بیشتری دارد؛ زیرا تیم توسعه باید سیستم را تحلیل، طراحی، برنامه‌نویسی و آزمایش کند. علاوه بر هزینه ساخت، باید هزینه سرور، پشتیبانی و توسعه‌های آینده را نیز محاسبه کنید.

بنابراین برای مقایسه درست، هزینه کل مالکیت را بررسی کنید، نه فقط قیمت شروع پروژه.

شخصی‌سازی CRM

یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های این دو مدل به میزان شخصی‌سازی مربوط می‌شود.

CRM آماده معمولاً فرآیندهای استاندارد را مدیریت می‌کند. شما می‌توانید بعضی فیلدها، کاربران یا مراحل فروش را تغییر دهید، اما سیستم محدودیت‌های خودش را دارد.

در CRM اختصاصی، تیم توسعه سیستم را بر اساس فرآیندهای واقعی شرکت طراحی می‌کند. بنابراین می‌توانید فرم‌ها، داشبوردها، گردش کار، سطح دسترسی و گزارش‌ها را مطابق نیاز خودتان تعریف کنید.

اتصال CRM به سایت

اتصال CRM به سایت می‌تواند فرآیند دریافت سرنخ را ساده‌تر کند.

برای مثال، وقتی کاربر فرم درخواست مشاوره را تکمیل می‌کند، سیستم می‌تواند اطلاعات او را مستقیماً وارد CRM کند.

فرآیند می‌تواند به این شکل باشد:

فرم سایت → ایجاد Lead → اختصاص کارشناس → اعلان → پیگیری

این روش ورود دستی اطلاعات را کاهش می‌دهد و سرعت پاسخگویی تیم فروش را افزایش می‌دهد.

اتصال CRM به نرم‌افزارهای دیگر

بسیاری از کسب‌وکارها علاوه بر CRM از سیستم‌های دیگری نیز استفاده می‌کنند.

برای مثال:

• حسابداری
• انبار
• فروشگاه اینترنتی
• سیستم پیامک
• سیستم ایمیل
• درگاه پرداخت
• نرم‌افزار منابع انسانی
• سیستم مدیریت سفارش

CRM اختصاصی آزادی بیشتری برای ایجاد این ارتباط‌ها فراهم می‌کند.

مدیریت سطح دسترسی کاربران

هر کارمند نباید به تمام اطلاعات CRM دسترسی داشته باشد.

برای مثال می‌توانید دسترسی‌ها را به این شکل تقسیم کنید:

مدیر سیستم: دسترسی کامل

مدیر فروش: دسترسی به گزارش‌ها و اطلاعات تیم

کارشناس فروش: دسترسی به سرنخ‌های خودش

پشتیبان: دسترسی به درخواست‌های مشتریان

CRM اختصاصی امکان طراحی دقیق چنین ساختاری را فراهم می‌کند.

گزارش‌گیری اختصاصی

مدیران برای تصمیم‌گیری به اطلاعات دقیق نیاز دارند. یک CRM حرفه‌ای باید بتواند گزارش‌های کاربردی ارائه دهد.

برای مثال می‌توان موارد زیر را بررسی کرد:

• تعداد سرنخ‌های جدید
• نرخ تبدیل Lead
• فروش هر کارشناس
• منبع سرنخ‌ها
• تعداد مشتریان جدید
• سرنخ‌های از دست‌رفته
• میانگین زمان پاسخگویی
• ارزش فروش

CRM آماده معمولاً گزارش‌های استاندارد دارد، اما CRM اختصاصی می‌تواند گزارش‌هایی دقیقاً مطابق نیاز کسب‌وکار ایجاد کند.

امنیت اطلاعات مشتریان (CRM اختصاصی یا آماده)

اطلاعات مشتریان ارزش بالایی دارند و باید با دقت مدیریت شوند.

در CRM آماده باید سیاست‌های امنیتی شرکت ارائه‌دهنده را بررسی کنید. مواردی مانند محل نگهداری اطلاعات، پشتیبان‌گیری، کنترل دسترسی و نحوه محافظت از حساب‌ها اهمیت دارند.

در CRM اختصاصی، تیم فنی می‌تواند زیرساخت و سیاست‌های امنیتی را متناسب با نیاز پروژه طراحی کند. البته اختصاصی بودن سیستم به‌تنهایی امنیت آن را تضمین نمی‌کند و کیفیت طراحی و نگهداری اهمیت بیشتری دارد.

مالکیت اطلاعات

در برخی CRMهای آماده، ارائه‌دهنده سرویس اطلاعات را روی زیرساخت خودش نگهداری می‌کند. بنابراین باید شرایط دسترسی، خروجی گرفتن و انتقال اطلاعات را قبل از خرید بررسی کنید.

در CRM اختصاصی می‌توانید زیرساخت ذخیره اطلاعات را خودتان انتخاب کنید و کنترل بیشتری روی داده‌ها داشته باشید.

مقیاس‌پذیری CRM

با رشد کسب‌وکار، تعداد مشتریان و کاربران افزایش پیدا می‌کند. CRM نیز باید بتواند این رشد را مدیریت کند.

در CRM آماده باید محدودیت پلن‌ها، تعداد کاربران و حجم اطلاعات را بررسی کنید.

در CRM اختصاصی می‌توان معماری سیستم را با توجه به رشد احتمالی کسب‌وکار طراحی کرد.

پشتیبانی CRM

پشتیبانی نقش مهمی در انتخاب سیستم دارد.

در CRM آماده معمولاً شرکت ارائه‌دهنده مسئول پشتیبانی و رفع مشکلات سیستم است.

در CRM اختصاصی باید از ابتدا درباره تیم پشتیبانی، زمان پاسخگویی، هزینه نگهداری و نحوه توسعه امکانات جدید توافق کنید.

این موضوع اهمیت زیادی دارد؛ زیرا بعد از راه‌اندازی CRM همچنان به نگهداری و به‌روزرسانی نیاز خواهید داشت.

سرعت راه‌اندازی

اگر به یک راهکار سریع نیاز دارید، CRM آماده مزیت بیشتری دارد. سیستم از قبل توسعه پیدا کرده و شما فقط باید تنظیمات موردنیاز را انجام دهید.

CRM آماده برای چه کسب‌وکاری مناسب است؟

• تیم فروش کوچکی دارند.
• فرآیند فروش استانداردی دارند.
• می‌خواهند سریع

شروع کنند.

• بودجه محدودی دارند.

<li>به امکانات عمومی CRM نیاز دارند.

• به شخصی‌سازی پیچیده نی

از ندارند.

 

CRM اختصاصی برای چه کسب‌وکاری مناسب است؟

• فرآیند فروش پیچیده دارند.
• چندین سیستم داخلی دارند.
• به گزارش‌های خاص نیاز دارند.
• تعداد کاربران زیادی دارند.
• سطح دسترسی پیچیده‌ای نیاز دارند.
• اطلاعات زیادی مدیریت می‌کنند.
• قصد توسعه سیستم در آینده را دارند.

انتخاب اشتباه چه مشکلاتی ایجاد می‌کند؟

اگر یک CRM آماده نتواند نیازهای اصلی شرکت را پوشش دهد، تیم فروش مجبور می‌شود بخشی از کارها را خارج از سیستم انجام دهد. این موضوع باعث پراکندگی اطلاعات و کاهش نظم فرآیند فروش می‌شود.

از طرف دیگر، اگر یک کسب‌وکار کوچک بدون نیاز واقعی سراغ CRM اختصاصی برود، ممکن است هزینه و زمان زیادی برای امکاناتی صرف کند که هیچ استفاده‌ای از آن‌ها ندارد.

بنابراین قبل از انتخاب باید نیاز واقعی را مشخص کنید.

جدول مقایسه CRM آماده و اختصاصی

معیار	CRM آماده	CRM اختصاصی
هزینه شروع	کمتر	بیشتر
سرعت راه‌اندازی	بالا	متوسط
شخصی‌سازی	محدود	بسیار بالا
اتصال به سیستم‌های خاص	وابسته به امکانات سرویس	قابل طراحی
گزارش‌های اختصاصی	محدودتر	قابل توسعه
کنترل اطلاعات	وابسته به ارائه‌دهنده	بیشتر
توسعه آینده	وابسته به سیستم	انعطاف‌پذیر
مناسب کسب‌وکار کوچک	معمولاً بله	در شرایط خاص
مناسب فرآیندهای پیچیده	محدودتر	مناسب‌تر

انتخاب نهایی CRM اختصاصی یا آماده

بعد از بررسی تفاوت‌های CRM اختصاصی و آماده، حالا باید معیارهای نهایی انتخاب را بررسی کنیم. یک انتخاب درست می‌تواند فرآیند فروش را ساده‌تر کند، پیگیری سرنخ‌ها را افزایش دهد و اطلاعات مشتریان را منظم نگه دارد. در مقابل، انتخاب اشتباه ممکن است هزینه زیادی ایجاد کند و حتی باعث شود تیم فروش دوباره به روش‌های دستی برگردد.

بررسی نیازهای کسب‌وکار

قبل از انتخاب CRM، فرآیند فروش خود را به‌صورت دقیق بررسی کنید. مشخص کنید مشتریان از چه کانال‌هایی وارد می‌شوند، چه اطلاعاتی از آن‌ها دریافت می‌کنید و چه مراحلی را تا خرید طی می‌کنند.

برای مثال، مسیر فروش یک شرکت خدماتی ممکن است چنین باشد:

ثبت فرم → ایجاد سرنخ → تماس کارشناس → ارائه قیمت → پیگیری → قرارداد

اگر یک CRM آماده بتواند تمام این مراحل را مدیریت کند، احتمالاً نیازی به توسعه سیستم اختصاصی ندارید.

تعداد کاربران CRM

تعداد افرادی که از CRM استفاده می‌کنند روی انتخاب سیستم تأثیر زیادی دارد.

یک کسب‌وکار با سه کارشناس فروش معمولاً نیازهای متفاوتی نسبت به سازمانی با صدها کاربر دارد.

با افزایش تعداد کاربران، مواردی مانند مدیریت دسترسی، گزارش‌گیری، عملکرد سرور و مدیریت اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند.

تعداد سرنخ‌های فروش (CRM اختصاصی یا آماده)

حجم Leadها نیز یکی از معیارهای مهم است.

اگر ماهانه تعداد کمی سرنخ دریافت می‌کنید، یک CRM آماده می‌تواند نیازهای شما را به‌خوبی پوشش دهد.

اما اگر روزانه صدها یا هزاران سرنخ وارد سیستم می‌شوند، باید ظرفیت، سرعت و قابلیت توسعه CRM را با دقت بیشتری بررسی کنید.

محاسبه هزینه واقعی

برای مقایسه دو گزینه، فقط قیمت خرید یا هزینه توسعه را بررسی نکنید.

هزینه‌های زیر را نیز در نظر بگیرید:

• راه‌اندازی
• اشتراک
• سرور
• پشتیبانی
• آموزش کارکنان
• توسعه امکانات
• اتصال API
• امنیت
• بکاپ
• انتقال اطلاعات

گاهی یک CRM آماده در ابتدا ارزان‌تر به نظر می‌رسد، اما هزینه اشتراک آن در چند سال می‌تواند افزایش پیدا کند.

از طرف دیگر، CRM اختصاصی هزینه اولیه بیشتری دارد اما ممکن است در بلندمدت کنترل بیشتری در اختیار کسب‌وکار قرار دهد.

محاسبه بازگشت سرمایه CRM (CRM اختصاصی یا آماده)

CRM باید برای کسب‌وکار ارزش ایجاد کند.

برای مثال فرض کنید شرکت شما ماهانه ۵۰۰ سرنخ دریافت می‌کند. اگر سیستم جدید باعث شود تیم فروش فقط ۵ درصد سرنخ بیشتری را به مشتری تبدیل کند، همین افزایش می‌تواند درآمد قابل توجهی ایجاد کند.

بنابراین هنگام انتخاب CRM باید تأثیر آن بر فروش و بهره‌وری تیم را نیز بررسی کنید.

اهمیت نرخ تبدیل

نرخ تبدیل یکی از مهم‌ترین شاخص‌های ارزیابی عملکرد CRM است.

اگر CRM بتواند پیگیری Leadها را منظم کند، احتمال فراموش شدن مشتریان را کاهش دهد و اطلاعات لازم را در اختیار فروشنده قرار دهد، می‌تواند به افزایش نرخ تبدیل کمک کند.

به همین دلیل بهتر است قبل و بعد از راه‌اندازی سیستم، نرخ تبدیل را اندازه‌گیری کنید.

انتخاب CRM برای کسب‌وکار کوچک

در چنین شرایطی CRM آماده می‌تواند انتخاب مناسبی باشد؛ زیرا هزینه و زمان راه‌اندازی را کاهش می‌دهد.

امکاناتی مانند مدیریت مشتری، Lead، تماس، وظایف و گزارش‌های پایه معمولاً برای شروع کافی هستند.

انتخاب CRM برای کسب‌وکار متوسط

کسب‌وکارهای متوسط معمولاً تیم فروش بزرگ‌تر و فرآیندهای پیچیده‌تری دارند.

در این شرایط باید امکاناتی مانند API، سطح دسترسی، گزارش‌گیری، اتوماسیون و اتصال به سایت را بررسی کنید.

انتخاب CRM برای سازمان‌های بزرگ

سازمان‌های بزرگ معمولاً به کنترل و شخصی‌سازی بیشتری نیاز دارند.

تعداد زیاد کاربران، چند تیم فروش، فرآیندهای متفاوت، گزارش‌های مدیریتی و سیستم‌های داخلی می‌توانند استفاده از CRM اختصاصی را توجیه کنند.

البته قبل از تصمیم‌گیری باید بررسی کنید که آیا یک CRM آماده حرفه‌ای می‌تواند همین نیازها را پوشش دهد یا خیر.

اهمیت API در آینده

حتی اگر امروز به API نیاز ندارید، ممکن است در آینده بخواهید CRM را به سیستم‌های دیگر متصل کنید.

برای مثال:

سایت → CRM → حسابداری → پیامک → گزارش مدیریتی

بنابراین بررسی قابلیت‌های API می‌تواند از مشکلات آینده جلوگیری کند.

انتقال اطلاعات

اگر قبلاً اطلاعات مشتریان را در Excel، نرم‌افزار دیگر یا CRM قدیمی ذخیره کرده‌اید، امکان انتقال اطلاعات را بررسی کنید.

سیستم جدید باید بتواند اطلاعات مهم را با کمترین خطا منتقل کند.

اطلاعاتی مانند نام، شماره تماس، ایمیل، تاریخچه ارتباطات، سفارش‌ها و وضعیت Leadها اهمیت زیادی دارند.

آموزش تیم فروش

CRM زمانی ارزش واقعی ایجاد می‌کند که کارکنان از آن استفاده کنند.

پس از راه‌اندازی سیستم، باید آموزش مناسبی برای تیم فروش در نظر بگیرید.

کارشناسان باید نحوه ثبت Lead، تغییر وضعیت، ثبت تماس، ایجاد وظیفه و مشاهده گزارش‌ها را یاد بگیرند.

طراحی ساده پنل (CRM اختصاصی یا آماده)

کاربر باید بتواند اطلاعات مهم را سریع پیدا کند و عملیات اصلی را با چند کلیک انجام دهد.

در CRM اختصاصی می‌توان رابط کاربری را مطابق نیاز کاربران طراحی کرد.

امنیت اطلاعات

اطلاعات مشتریان از ارزشمندترین داده‌های یک کسب‌وکار محسوب می‌شوند.

هنگام انتخاب CRM، امنیت حساب‌ها، سطح دسترسی کاربران، پشتیبان‌گیری، مدیریت رمزهای عبور و محافظت از APIها را بررسی کنید.

در CRM اختصاصی نیز تیم توسعه باید امنیت را از مرحله طراحی در نظر بگیرد.

پشتیبان‌گیری

از دست رفتن اطلاعات CRM می‌تواند مشکلات جدی ایجاد کند.

بنابراین سیستم باید برنامه مشخصی برای تهیه و نگهداری Backup داشته باشد.

همچنین بهتر است فرآیند بازیابی اطلاعات نیز به‌صورت دوره‌ای آزمایش شود.

اشتباهات رایج در انتخاب CRM

برخی اشتباهات می‌توانند هزینه زیادی به کسب‌وکار تحمیل کنند:

انتخاب بر اساس قیمت

ارزان‌ترین CRM همیشه بهترین گزینه نیست. امکانات و هزینه‌های آینده را نیز بررسی کنید.

توجه بیش از حد به تعداد امکانات (CRM اختصاصی یا آماده)

وجود امکانات زیاد به معنی مناسب بودن سیستم نیست. مهم این است که CRM نیازهای واقعی شما را برطرف کند.

نادیده گرفتن API

اگر در آینده به اتصال CRM به سیستم‌های دیگر نیاز پیدا کنید، نبود API می‌تواند مشکل بزرگی ایجاد کند.

بی‌توجهی به تجربه کاربری

اگر استفاده از CRM برای کارکنان دشوار باشد، احتمال استفاده ناقص از سیستم افزایش پیدا می‌کند.

نادیده گرفتن پشتیبانی

حتی بهترین نرم‌افزار نیز ممکن است به پشتیبانی یا رفع خطا نیاز داشته باشد. شرایط پشتیبانی را قبل از انتخاب بررسی کنید.

چک‌لیست انتخاب CRM

قبل از خرید یا توسعه CRM، این موارد را بررسی کنید:

• تعداد کاربران
• تعداد Leadهای ماهانه
• مراحل فروش
• امکانات موردنیاز
• سطح شخصی‌سازی
• API
• امنیت
• گزارش‌گیری
• سطح دسترسی
• پشتیبان‌گیری
• هزینه اولیه
• هزینه نگهداری
• پشتیبانی
• قابلیت توسعه
• امکان انتقال اطلاعات

جمع‌بندی نهایی (CRM اختصاصی یا آماده)

قبل از انتخاب، هزینه، امکانات، امنیت، API، پشتیبانی، تعداد کاربران، حجم سرنخ‌ها و قابلیت توسعه را بررسی کنید. همچنین تأثیر CRM بر نرخ تبدیل و بهره‌وری تیم فروش را در نظر بگیرید.

در نهایت، یک CRM موفق سیستمی نیست که بیشترین امکانات را داشته باشد؛ بلکه سیستمی است که تیم فروش بتواند به‌راحتی از آن استفاده کند و کسب‌وکار بتواند با کمک آن مشتریان و سرنخ‌های خود را بهتر مدیریت کند.